Comment organiser un séminaire d’entreprise réussi : les 10 questions à se poser

24/10/2019

Des idées pour organiser et réussir son séminaire d'entreprise

Organiser un séminaire d’entreprise est une formidable occasion de partager votre vision, fédérer vos équipes autour d’activités collectives et inspirantes ! Plébiscité par de nombreuses entreprises, le séminaire est un outil qui favorise la cohésion et la communication entre vos collaborateurs. Il est d’ailleurs démontré que ce type d’événement impacte positivement la performance et la productivité de l’entreprise.

Mais l’organisation d’un séminaire d’entreprise ne s’improvise pas !

Par où commencer ? Quel budget y consacrer ? Quel timing respecter ? Quelles activités dois-je privilégier ? Quelles sont les conditions nécessaires à la réussite de mon événement ? Peut-on m’accompagner dans ma démarche ?

Autant de problématiques sur lesquelles Coach Me Happy a souhaité vous éclairer ! Voici les 10 questions à vous poser pour faire de votre séminaire une réussite.

1/ Quel est l’objectif du séminaire d’entreprise ?

Le séminaire d’entreprise est avant tout l’occasion de rassembler vos collaborateurs autour d’une thématique engageante tout en impulsant une dynamique de travail singulière. En fonction du cadre que vous allez lui donner, votre événement peut aussi être un appel à la convivialité, à la solidarité,

Le séminaire d’entreprise doit être considéré comme un outil managérial à part entière ; il répond à des enjeux stratégiques et découle de votre stratégie de communication. C’est la raison pour laquelle il est important de bien définir l’objectif et la finalité de ce rassemblement.

Les objectifs de ce séminaire peuvent être multiples : fédérer le groupe, créer du lien, renforcer la culture d’entreprise, célébrer une occasion, récompenser les performances de vos salariés, accroître les compétences, présenter un changement d’organisation, une nouvelle stratégie, …

À vous de définir avec précision le (ou les) message(s) que vous souhaitez véhiculer !

2/ Quelle sera la thématique de votre séminaire d’entreprise ?

Le thème que vous choisirez sera le fil conducteur de votre séminaire, il lui donnera sa cohérence et sera le trait d’union entre le contenu corporate et les activités proposées. 

Il doit être en rapport avec vos objectifs et correspondre au message que vous souhaitez transmettre à vos collaborateurs. Vecteur d’émotions, il reflète votre culture d’entreprise et les valeurs qui y sont associées. Tout en conservant un cadre professionnel, n’oubliez pas que le séminaire d’entreprise doit pouvoir distraire vos collaborateurs ! Choisissez donc un thème qui impliquera l’ensemble de vos salariés.

Une thématique peut, par exemple, être simplement liée une activité de loisir : « l’évasion », « la gastronomie », « le sport », « la nature » … Elle peut aussi se rapporter à un moment de l’année (Noël, Pâques et fête du printemps …), un temps fort de l’actualité (journée mondiale de la sécurité et de la santé au travail…) ou un moment clé de la vie de l’entreprise (inauguration, période d’intégration, …).

Mais le nec plus ultra, c’est de définir votre thématique selon une valeur clé : « le changement », « l’entreprise de demain », « l’humain au cœur de l’entreprise », « le digital »…

Une fois ce travail effectué, votre projet de séminaire aura une base solide que vous allez pouvoir exploiter !

3/ Souhaitez-vous l’organiser vous-même ou faire appel à des ressources externes ?

Organiser un séminaire d’entreprise exige beaucoup de temps et de recherches. Vous pouvez tout à fait l’organiser interne mais cela nécessitera une organisation millimétrée et bien anticipée. Si vous manquez de temps, de personnel, ou bien d’énergie … et que vous n’avez aucun service dédié dans votre entreprise, nous vous recommandons alors de faire appel à une société spécialisée.

Faire appel à des ressources externes peut vous faciliter la tâche et vous décharger de lourdes contraintes logistiques. En outre, vous bénéficierez de conseils de pro. Grâce à son réseau et à son expertise, votre organisateur événementiel saura vous dénicher les meilleurs prestataires, aux meilleurs prix ! Véritable chef d’orchestre, vous pourrez compter sur lui à chaque étape de votre séminaire d’entreprise : élaboration du contenu, rétroplanning, sélection des prestataires, booking des logements et transports, gestion des participants, …

4/ Quel est le budget disponible pour cet événement ?

Définir un budget avant de se lancer dans la création de votre séminaire d’entreprise est une étape primordiale. Avant même d’imaginer le format que vous souhaiteriez donner à cette occasion, il est nécessaire de bien connaître vos ressources financières disponibles !

Quel que soit le budget alloué, il est tout à fait possible d’organiser un séminaire d’entreprise réussi et engageant. Le tout est de faire en fonction de ses moyens et de ne pas viser trop haut – le risque étant, sinon, de créer de la déception ou de la frustration.

Selon vos souhaits, vous pouvez également faire appel à une société spécialisée afin de réaliser pour vous un devis sur-mesure. Ainsi, vous obtiendrez une estimation exacte des tarifs appliqués pour chaque prestation souhaitée.

5/ Quel format aimeriez-vous privilégier ?

Le format de votre séminaire d’entreprise sera dépendant de votre budget, de votre thème et de votre mobilité géographique.

Répondre à ces questions vous sera d’une aide précieuse pour affiner votre concept :

  • Souhaitez-vous organiser ce séminaire dans vos locaux, dans votre ville, dans votre région ou vers une destination inconnue ?
  • Combien d’heures/de jours pouvez-vous dédier à ce séminaire ?
  • Avez-vous besoin d’intervenants externes, de conférenciers, de spécialistes, d’animateurs ?
  • Les activités seront-elles imposées ou à la carte ?
  • Vos collaborateurs seront-ils divisés en “teams” ?
  • Comment souhaitez-vous articuler les activités proposées ?

Notre astuce : Pour un séminaire « longue durée » (c’est-à-dire sur 2 à 3 jours), privilégiez la fin de semaine (séjour du mercredi au vendredi) et évitez à tout prix le week-end : cet événement fait partie intégrante de la vie de l’entreprise.

6/ Qui souhaitez-vous convier ?

Encore une fois, le choix des participants de votre séminaire d’entreprise sera directement lié à vos objectifs. S’agit-il de fédérer vos équipes ? D’inaugurer un changement, une fusion ? De remotiver des salariés en perte de vitesse ? De récompenser des collaborateurs performants ?

Selon le but de ce séminaire, libre à vous d’y convier l’ensemble de vos salariés ou de le dédier à des équipes plus spécifiques. En fonction des activités proposées (conférences, cocktail dînatoire, workshops …), vous pouvez aussi y inviter certaines de vos parties prenantes : clients, partenaires, investisseurs, … Vous avez carte blanche ! L’essentiel est que le message que vous souhaitez transmettre puisse être entendu par sa cible.

7/ Comment concilier atmosphère professionnelle et moments de détente ?

Le séminaire d’entreprise n’est ni un séjour de vacances, ni une formation intensive : c’est un “team-building” (littéralement, cohésion d’équipe). Il doit pouvoir alterner subtilement interventions professionnelles (conférences, workshops, meetings, …) et activités de détente. Le tout, dans une atmosphère qui se veut ludique et conviviale. Un séminaire d’entreprise réussi invite pleinement ses collaborateurs à l’échange : il doit donc favoriser l’interaction, la participation.

Enfin, privilégiez un cadre propice à la détente : espaces de coworking, domaines et châteaux, hôtels, lieux atypiques, … Les idées ne manquent pas !

comment organiser un séminaire d'entreprise

8/ Quelles activités choisir pour votre séminaire d’entreprise ?

Une alternance entre ateliers pratiques et ateliers ludiques est vivement conseillée. Ces activités ne doivent pas répondre à un objectif purement récréatif, mais elles doivent laisser une impression positive à vos collaborateurs et leur apporter un bénéfice concret.

Activités sportives, culturelles, créatives, à sensations fortes, bien-être et santé … Vous devez vous assurer que les activités choisies sont cohérentes avec votre thème et vos objectifs. La trame que vous allez constituer doit refléter les valeurs profondes de votre entreprise.

→ Les sociétés spécialisées sont d’une grande utilité pour identifier avec vous les activités adaptées et les prestataires adéquats. N’hésitez pas à faire appel à leurs services pour aiguiller vos choix !

Notre astuce : Ne surchargez pas votre programme et accordez des temps libres à vos collaborateurs : ce séminaire doit aussi leur permettre de souffler un peu !

9/ Comment communiquer sur cet événement auprès de vos collaborateurs ?

L’e-mailing est sans aucun doute la solution la plus efficace pour informer vos collaborateurs de cet événement. Pour autant, un carton d’invitation personnalisé est toujours vivement apprécié !

Vous pouvez aussi vous montrer inventif : organisez un quizz pour leur faire deviner la destination ou leur faire parvenir un nouvel indice chaque semaine, l’idée étant de susciter un vrai désir par rapport à cet événement.

10/ Comment évaluer la satisfaction des participants une fois le séminaire d’entreprise terminé ?

Évaluer la satisfaction de vos collaborateurs est indispensable pour apprécier la réussite de votre séminaire.

Dans un premier temps, vous pouvez tout à fait mettre à leur disposition un livre d’or (en format papier ou digital) afin qu’ils puissent s’exprimer librement sur leur appréciation de l’événement.

Si vous souhaitez récolter des avis plus objectifs, nous vous conseillons vivement la diffusion d’un sondage à l’attention de vos équipes. Les réponses, anonymisées, vous permettront d’obtenir un aperçu concret de la portée de votre événement … et, pourquoi pas, de vous soumettre des axes de progression pour la prochaine édition !

Besoin d’aide ? Coach Me Happy peut vous fournir votre sondage clés-en-mains !

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Coach Me Happy, spécialiste du bien-être en entreprise, crée des événements sur-mesure à forte valeur ajoutée.

Au-delà des aspects logistiques, Coach Me Happy vous aide à organiser un séminaire unique,
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Écrit par Chloé Lenoir